Documentation · 05
Cadence avant le rendez-vous, séquence après, reprise sur absence, recouvrement par paliers, réactivation : qui agit, à quel rythme, ce qui arrête chacune. Aucun message ne part sans le closer, opt-out en un clic.
Dans un ERP DriveArc, une relance n'est jamais un script juxtaposé au système. Chaque mécanique est définie par trois éléments écrits avant son exécution : l'acteur, la cadence, la condition d'arrêt. Toutes obéissent à une règle unique : aucun message ne part vers un client sans la validation du closer. Le système prépare, date et rédige ; chaque relance due se présente en carte, texte prêt ; le closer la relit, l'envoie de sa main, par message sur téléphone ou depuis sa propre messagerie, et la carte en garde la trace. Aucune relance concurrente n'est possible sur un même dossier. Les cadences et les seuils sont réglés avec vous au cadrage ; cette page décrit les mécaniques, pas vos réglages.
Dès la première touche, le lead entre dans une cadence de quelques touches sur la première semaine ; s'il manifeste son intérêt, une cadence de suivi plus longue prend le relais. Sur cette phase, le closer relance ; le système date la prochaine action et la place en tête de sa file du jour. Aucune relance automatique vers un lead n'est possible avant le rendez-vous : il s'agit d'une garde structurelle, non d'un réglage ; seule l'invitation d'agenda part, à la réservation du rendez-vous. Conditions d'arrêt : l'opt-out en un clic, qui supprime la prochaine action ; un nombre de touches sans suite, réglable ; un report borné.
À l'issue d'un appel copiloté, une séquence de messages cadencés sur environ un mois est créée d'un bloc, chaque message daté à l'avance. Le canal est déterminé par dossier : message sur téléphone lorsque le numéro est connu, e-mail sinon. Quel que soit le canal, chaque message dû se présente en carte dans la file du jour du closer : il le relit, l'ajuste s'il le souhaite, l'envoie de sa main et la carte le marque envoyé. La réponse du client suspend la séquence et annule les messages restants ; la vente l'arrête ; un silence prolongé au-delà du délai convenu refroidit le dossier (en déploiement). Une reprise après suspension repart du jour même, sans renvoyer les messages déjà passés.
Un prospect absent au rendez-vous est placé en suivi et reçoit une séquence si aucune n'existe, avec un premier message daté du jour. Jamais deux reprises le même jour pour un même dossier. Cette mécanique est construite et vérifiée sur l'environnement de test ; son activation en production constitue une décision datée. Elle est donc en déploiement.
Les paliers de recouvrement sont fixes et échelonnés sur le premier mois, jamais dépassés, jamais rétrogradés ; le nombre et la durée des reports sont bornés. En production, chaque relance de paiement est un geste tracé du closer, depuis la carte du dossier, qui fait avancer le palier. La création de l'échéancier à partir d'une vente, l'entrée automatique d'une échéance échue en recouvrement, et la progression calendaire des paliers sont construits et en déploiement. La qualification « irrécouvrable » demeure une décision humaine. Toute réponse du débiteur est qualifiée ; un cas ambigu est escaladé à un humain ; aucune remise n'est jamais accordée automatiquement.
Un lead sorti du flux porte une date de réactivation fixée avec vous. Toute réactivation antérieure à cette date est refusée ; au-delà, le closer décide de sa réouverture. Le rappel automatique à l'échéance est en déploiement.
Aucun envoi n'étant automatique, le moment de l'envoi est celui du closer. Il reste tenu aux usages de la prospection commerciale : du lundi au samedi, en journée, jours fériés exclus. Une relance due tôt le matin attend dans sa file du jour ; rien ne part pendant qu'il dort.
La prospection par voie électronique auprès de particuliers suppose un consentement préalable ou une relation client existante, et le démarchage téléphonique d'un particulier suppose désormais son consentement préalable : vous garantissez la base légale de vos leads, que le système suit dossier par dossier et compte. L'opt-out, appliqué en un clic, supprime la prochaine action et est conservé avec sa date ; aucune reprise n'a lieu sans nouvelle manifestation d'intérêt. En recouvrement, aucune décision, remise ou qualification en irrécouvrable, n'est prise sans un humain. Vous pouvez vérifier l'historique daté de chaque message émis ou marqué envoyé, exportable, et constater en séance qu'une relance due hors fenêtre attend l'ouverture de la fenêtre.
En production : la cadence avant rendez-vous, la séquence après rendez-vous et sa présentation en cartes, la suspension à la réponse, la relance de paiement tracée palier par palier et ses bornes, la réactivation datée. En déploiement : la reprise automatique sur absence, le refroidissement calendaire, le rappel des réactivations, la création de l'échéancier à partir d'une vente, l'entrée automatique en recouvrement et la progression calendaire des paliers, désignés ainsi tant qu'ils ne sont pas éprouvés en production chez un client.