Documentation · 04
Deux listes d'états, avant et après le rendez-vous, définies avec votre équipe et inscrites comme contraintes : transitions refusées, sortie motivée, réactivation datée, passages d'état datés par le serveur et jamais réécrits.
Un dossier ne suit pas une liste d'états mais deux : l'une avant le rendez-vous, portée par le lead ; l'autre après, portée par le prospect. Ces listes et les transitions autorisées sont définies avec votre équipe au cadrage, dans votre vocabulaire, puis inscrites comme contraintes du système : ce qui n'y est pas inscrit ne peut pas se produire.
Le dossier est un lead. Il est reçu, contacté, engagé lorsqu'il répond favorablement, puis un rendez-vous lui est proposé et confirmé ; à défaut, il sort du flux. Un lead engagé déclenche le chronomètre du délai de contact. Chaque passage d'un état au suivant est tracé avec son auteur et son heure. Un dossier reçu ne peut pas devenir confirmé sans passer par les états intermédiaires : la transition est refusée nommément.
Un dossier sort du flux avec un motif obligatoire, conservé avec sa date. Il porte alors une date de réactivation, fixée avec vous ; avant cette date, toute réouverture est refusée ; au-delà, le closer décide, le rappel automatique à l'échéance étant en déploiement. Un dossier réactivé revient dans le flux avec une action due immédiatement.
Le dossier devient un prospect : rendez-vous planifié, absence au rendez-vous, suivi en cours, second rendez-vous, reprise, gagné, froid, perdu. Le passage à gagné est déclenché par l'acte de vente lui-même, qui arrête la séquence de relance. Le passage à froid est calendaire : un silence prolongé au-delà du délai convenu sort le dossier des relances ; ce mécanisme est en déploiement.
Chaque passage d'état est daté par le serveur et conservé ; une date posée n'est jamais réécrite, par construction, et un rejeu ne déplace aucun indicateur. L'auteur et l'heure d'une touche sont définitifs. Les indicateurs, délai de contact, taux de réponse, taux de rendez-vous, taux de présence, dérivent de ces dates : un indicateur établi reste vérifiable, et un dossier ne peut omettre un état pour améliorer un taux. Voir Des indicateurs calculés, jamais saisis.
La base légale de chaque lead est suivie : un lead sans base légale renseignée est visible et compté. L'opt-out supprime la prochaine action et clôt la cadence ; le motif de sortie est conservé avec sa date. Le cas métier Une structure de closing montre ce cycle dans le vocabulaire d'une équipe.